مدیریت پروژه چیست و چگونه است؟

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع شرکت برای انجام کار، رویداد یا وظیفه خاص است. این می تواند شامل پروژه یا فعالیت مداوم باشد و منابع مدیریت شده شامل پرسنل، امور مالی، فناوری و مالکیت معنوی است. مدیریت پروژه اغلب با زمینه‌ های مهندسی و ساخت ‌و ساز و اخیراً مراقبت‌ های بهداشتی و فناوری اطلاعات (IT) مرتبط است که معمولاً دارای مجموعه پیچیده‌ ای از اجزا هستند که برای ایجاد محصول کارآمد باید به‌ صورت مجموعه ‌ای تکمیل و مونتاژ شوند. صرف نظر از صنعت، مدیران پروژه تمایل دارند شغل مشابهی داشته باشند: کمک به تعریف اهداف و مقاصد پروژه و تعیین این که اجزای مختلف چه زمانی و توسط چه کسی باید تکمیل شوند. آن ها همچنین بررسی های کنترل کیفیت انجام می دهند تا اطمینان حاصل شود اجزای تکمیل شده از استاندارد خاصی برخوردار هستند.

موارد کلیدی

در سطح بسیار ابتدایی، مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و اتمام است. انواع مختلفی از روش ها و تکنیک های مدیریت پروژه وجود دارد. مدیریت پروژه در همه ی بخش های صنایع مورد استفاده قرار می گیرد و بخش مهمی از موفقیت شرکت های ساختمانی، مهندسی و فناوری اطلاعات است.

درک مدیریت پروژه

به طور کلی فرآیند مدیریت پروژه شامل مراحل برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و اتمام است. هر پروژه به برنامه ای نیاز دارد که مشخص کند کارها چگونه برنامه ریزی و انجام می شوند و چگونه به پایان می رسند. برای مثال در معماری، پلان با یک ایده شروع می ‌شود، به سمت طراحی نقشه پیش می ‌رود و قطعات کوچک متعددی بین هر مرحله کنار هم قرار می ‌گیرند. معمار کسی است که یک تکه از پازل را ارائه می دهد. مدیر پروژه همه را کنار هم می گذارد. هر پروژه معمولا دارای بودجه و بازه زمانی مشخصی است. مدیریت پروژه از نوعی فرآیند تریاژ استفاده می کند تا همه چیز را به طور منظم، به موقع و بر اساس بودجه انجام دهد. این بدان معناست که وقتی بازه زمانی برنامه ریزی شده به پایان می رسد، مدیر پروژه ممکن است تمام اعضای تیم را که روی پروژه کار می کنند نگه دارد تا پروژه طبق برنامه به پایان برسد. بسیاری از انواع مدیریت پروژه برای رفع نیازهای خاص، صنایع خاص یا انواع پروژه ها توسعه یافته اند.

مدیریت پروژه آبشاری

شبیه مدیریت پروژه سنتی است اما به این گونه که هر کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. پله ها خطی هستند و پیشرفت در یک جهت جریان دارد مانند آبشار. به همین دلیل توجه به توالی وظایف و جدول زمانی در این نوع مدیریت پروژه بسیار مهم است. اغلب با تکمیل وظایف کوچک تر و شروع کارهای بزرگتر اندازه تیمی که روی پروژه کار می کند افزایش می یابد.

مدیریت پروژه مستمر

صنعت نرم افزار کامپیوتر یکی از اولین بخش هایی بود که از این روش استفاده کرد. مدیریت پروژه مستمر از 12 اصل مانیفست سرچشمه می ‌گیرد و فرآیندی تکراری است که بر نظارت مستمر و بهبود محصولات قابل تحویل و سازگاری با شرایط فعلی کسب و کار متمرکز است. مدیریت پروژه مستمر از رویکرد مرحله به مرحله متوالی پیروی نمی کند. در عوض، مراحل پروژه به موازات یکدیگر توسط اعضای مختلف تیم تکمیل می شود. این رویکرد می ‌تواند خطاها را بدون نیاز به تکرار مجدد کل فرآیند، پیدا و تصحیح کند.

مدیریت پروژه اقتصادی

این روش همه چیز در مورد اجتناب از اتلاف زمان و منابع است. ایده اصلی ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با منابع کمتر است. هنگام مدیریت پروژه با این رویکرد، هدف مشابه با اصل تولید شرکت است. تنها منابعی که در پروژه مورد استفاده قرار خواهند گرفت منابعی هستند که مستقیماً به تکمیل موفقیت آمیز آن کمک می کنند. روش ها و انواع مدیریت پروژه بسیار بیشتر از آن چه در این جا ذکر شده است وجود دارد. اما این ها برخی از رایج ترین آن ها هستند. نوع مورد استفاده به ترجیح مدیر یا شرکتی که پروژه در جریان است بستگی دارد.

نمونه ای از مدیریت پروژه

فرض کنید مدیر پروژه وظیفه دارد تیمی را برای توسعه محصولات نرم افزاری رهبری کند. آن ها با شناسایی محدوده هدف، شروع می کنند. سپس وظایفی را به تیم محول می کنند که می تواند شامل توسعه دهندگان، مهندسان، نویسندگان فنی و متخصصان تضمین کیفیت باشد. مدیر پروژه برنامه زمانی و ضرب الاجل تعیین می کند. اغلب مدیر پروژه از نمایش ‌های بصری گردش کار مانند نمودارهای گانت یا نمودارهای  پرت استفاده می ‌کند تا تعیین کند کدام وظایف باید توسط کدام تیم تکمیل شوند. آن ها بودجه ای تعیین می کنند که شامل تخصیص هزینه کافی برای حفظ پروژه در حد بودجه در مواجهه با موارد غیرمنتظره است. مدیر پروژه همچنین مطمئن می شود که تیم منابع مورد نیاز برای ساخت، آزمایش و استقرار محصول نرم افزاری را در اختیار دارد. هنگامی که شرکت بزرگ فناوری اطلاعات شرکت‌ های کوچک ‌تری را تصاحب می ‌کند بخش کلیدی کار مدیر پروژه ادغام اعضای تیم با پیشینه ‌های مختلف و القای حس هدف گروهی برای رسیدن به هدف نهایی است. مدیران پروژه ممکن است دانش فنی داشته باشند اما وظیفه مهم در نظر گرفتن دیدگاه های شرکت در سطح بالا و ارائه نتایج ملموس در زمان و بودجه مقرر را بر عهده دارند.

مراحل کلیدی در مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه را می توان به پنج مرحله تقسیم کرد: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و اتمام. بدیهی است که این ها مراحل گسترده ای هستند و وظیفه مدیر پروژه این است که آن ها را به طور خاص و به روشی که بیشترین کارایی را داشته باشد اعمال کند. نحوه اجرای آن مراحل بسته به نوع مدیریت پروژه مورد استفاده می تواند متفاوت باشد.

نمونه هایی از انواع پروژه چیست؟

مثال رایج، پروژه توسعه محصول است. بخش های متعددی در ایجاد محصول، بازاریابی، فروش و موارد دیگر درگیر هستند. تیمی که پروژه را طراحی می کند با تیم هایی که محصول را تولید، بازاریابی یا می فروشند متفاوت است. به عنوان بخشی از پروژه هر یک از این تیم ها با مدیر کار می کنند که به انتقال محصول از مرحله ای به مرحله دیگر کمک می کند.

چه چیزی پروژه خوب را می سازد؟

ارتباط، کلید پروژه خوب است. مسئولیت های هر تیم باید با هدف، چارچوب زمانی و منابع موجود هم خوانی داشته باشد. توضیحات بصری مانند نمودار گانت نیز مفید هستند. این ها نمودارهای میله ای هستند که می توانند هر مرحله از پروژه و برای مثال زمان انجام آن مرحله را نشان دهند. این تنها یک مثال است زیرا بهترین راه برای ترسیم طرح کلی برای کسانی که درگیر هستند به دامنه و جزئیات طرح بستگی دارد. مدیریت پروژه بخش مهمی از گرد هم آوردن تیم ها یا بخش های مختلف برای دستیابی به هدف منحصر به فرد است. اگر محصول طراحی می کنید کسی باید آن را بسازد، آزمایش و بازاریابی کند. مدیر پروژه به تعریف هدف نهایی و تعیین جدول زمانی برای چگونگی و زمان تحقق آن کمک می کند. به این ترتیب آزمایش ‌کنندگان محصول و بازاریاب ‌ها می ‌توانند بفهمند که چه چیزی و چه زمانی باید انتظار داشته باشند  و همچنین انتظار می ‌رود زمانی که پروژه به مراحل مربوطه رسید به چه چیزی دست پیدا کنند.

برگردان به فارسی: سولماز همدانی

کاری از تیم تولید محتوای مجتمع فنی تهران نمایندگی ونک