PMBOK چیست؟

 PMBOK چیست؟

 PMBOK یا دانش مدیریت پروژه مجموعه‌ای از استانداردها، بهترین روش‌ها و رویه‌ها برای برنامه‌ریزی و اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌ها است.  PMBOK در ابتدا توسط PMI در سال 1996 منتشر شد و اکنون نسخه ششم آن قابل دسترسی است.

اگر تا به حال با تیمی کار کرده باشید که هدف آن ها تکمیل پروژه در یک بازه زمانی مشخص است، اهمیت مدیریت موثر را مشاهده کرده اید. شما به تمام ابزارها و منابعی نیاز دارید که می تواند کمک کند تا پروژه خود را با موفقیت به اتمام رسانید.

چرا PMBOK؟

از آن جایی که انواع مختلف پروژه ها، صرف نظر از مقیاس یا پیچیدگی اعم از ساخت خانه، طراحی یک کشتی، تولید یک فیلم و غیره  همه مراحل مشابهی دارند به مرور زمان، مدیران و متخصصان در این فضا راهکارهای کلیدی را شناسایی کرده اند. همپوشانی این مراحل به مجموعه‌ای از استانداردها و بهترین شیوه‌ها طبقه‌بندی شده‌اند که به آن بدنه دانش مدیریت پروژه یا به اختصار  PMBOK  می‌گویند. PMBOK مدیران پروژه را به سمت نتایج موفق راهنمایی می کند. 

PMBOK چیست؟

تقریباً همه صنایع به سطحی از مدیریت پروژه نیاز دارند. اما از آن جایی که نیاز به حرفه مدیریت پروژه با ظهور صنایع بزرگ، فناوری، تجارت و زیرساخت‌های اصلی که از آن ها پشتیبانی می‌کند بیشتر شده است، PMBOK  به عنوان یک روش تلفیقی در مورد نحوه رویکرد مدیریتی ایجاد شد. PMBOK کتابچه راهنمای کاربر است که ویژگی های فرآیند مدیریت را معرفی می کند.

فرایند PMBOK

یک راه خوب برای درک  PMI PMBOK، مقایسه آن با روش علمی است. به همان ترتیبی که دانشمندان رشته‌های غیرمرتبط می‌توانند آزمایش‌هایی را طبق روش علمی انجام دهند از جمله مشاهدات، فرضیه‌سازی، طراحی و انجام آزمایش‌ها، پذیرش یا اصلاح فرضیه، نتیجه‌گیری و تبدیل آن به قانون یا نظریه، مدیران پروژه نیز می توانند از PMBOK برای اطمینان از روند اجرا بر اساس فرآیندهای مدیریتی موفق یا حتی به عنوان راهی برای اصلاح فرآیندهای گذشته استفاده کنند.

طبقه بندی فرآیند  PMBOK

جدیدترین نسخه PMBOK 49 فرآیند مدیریت پروژه را به پنج گروه تقسیم می کند:

1.    استارت اولیه

2.    برنامه ریزی

3.    اجرا

4.    نظارت و کنترل

5.    بستن پروژه

استارت اولیه در PMBOK

در این بخش از فرآیند، مدیران محدوده و اهداف را با تعیین آنچه که امیدوارند پروژه انجام دهد تعریف می‌کنند.

 در طول این مرحله، امکان سنجی و بازگشت سرمایه بالقوه ممکن است از طریق مطالعه امکان سنجی آزمایش شود که موافقت و امضای سهامداران هدف نهایی است. این مرحله در برنامه ریزی بسیار مهم است، زیرا ذینفعان باید منشور پروژه را تأیید کنند و اطمینان حاصل کنند که نتیجه نهایی با اهداف سازمان مطابقت دارد.

برنامه ریزی در  PMBOK  

در طول مرحله برنامه ریزی، مدیران یک برنامه مدیریتی ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که تیم ها معیارهای حیاتی برای تکمیل پروژه را برآورده می کنند. آن ها محدوده پروژه ، اندازه گیری و تخصیص مواد و تعیین خطرات، جدول زمانی، نقاط عطف و بودجه را در سطحی دقیق تر تعیین می کنند.

مرحله برنامه ریزی در ابتدای کار انجام می شود و دقیقاً آن چه برای دستیابی به تکمیل پروژه مورد نیاز است را با متغیرهایی مانند هزینه و پرسنل مشخص می کند. در این مرحله، مدیران، یک ساختار تفکیک کار (WBS) ایجاد می‌کنند و ممکن است از جدول‌های زمانی یا نمودارهای PERT برای محاسبه تمام فعالیت‌ها برای ایجاد زمان‌بندی دقیق استفاده کنند.

 اجرا در PMBOK

اکثراً مرحله اجرا را حیاتی‌ترین مرحله می‌دانند، در حالی که حقیقت این است که اجرا، اگرچه مهم است، اما بدون برنامه‌ریزی صحیح، به نتیجه مطلوب نمی رسد. 

اجرا شامل مدیریت تیم ها، نظارت بر جدول زمانی و ماندن در چارچوب بودجه و زمان بندی است. بهترین مدیران همچنین مشارکت ذینفعان را در نظر می گیرند و اطمینان حاصل می کنند که هر مرحله از پروژه به سمت نتایج تعیین شده منتهی می شود.

نظارت و کنترل در PMBOK 

هنگامی که پروژه در حال اجرا است، مدیران باید هر چالشی را که برای تکمیل آن بر اساس انتظارات ایجاد می شود، برطرف کنند. این مرحله حول معیارها می چرخد. تجزیه و تحلیل اجرایی که بربرنامه ریزی پروژه و تحلیل نتایج تمرکز دارد، بسیار مهم است. در نظر گرفتن بودجه، ارزیابی مجدد هزینه ها و حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای وابسته طبق برنامه هستند، همگی بخش های حیاتی این مرحله هستند.

فرآیندهای پروژه توسط KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) اندازه‌گیری می‌شوند که به مدیران اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری کلیدی در مورد تحویل‌پذیری و هزینه‌ها، زمان و انرژی را می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا تعیین کنند که آیا جریان کاری نیاز به به‌روزرسانی دارد یا خیر.

بستن پروژه در PMBOK

در پایان یک پروژه بزرگ، بزرگترین ملاحظات این است که آیا آن در حد بودجه و در زمان مقرر تکمیل شده است یا خیر. بسته شدن موفقیت آمیز پروژه همچنین مستلزم این است که مدیر، تلاش لازم را انجام دهد تا مطمئن شود که تمام فرآیندها متوقف شده اند و منابع اضافی را هدر نمی دهند. مانند لغو تهیه مواد اضافی یا بازگرداندن تجهیزات اجاره شده.

یکی دیگر از بخش‌های حیاتی بسته شدن پروژه که در PMBOK ذکر شده است، ارزیابی نقاط قوت و ضعف است و توجه به این مطلب که کدام فرآیندها خوب عمل کردند، کدام حوزه ها نیاز به بهبود دارند و چگونه در آینده بهینه می شوند؟

پاسخ به این سوالات برای ایجاد گردش کار موثرتر ضروری است. بهترین مدیران پروژه با شناسایی هم تیمی های کلیدی و حتی اهدای جوایز برای عملکرد مفید به آن ها، قدمی فراتر در موفقیت برخواهند داشت. این قدم به ظاهر کوچک بازدهی بزرگی دارد زیرا همه می‌خواهند به خاطر تلاش و مشارکت خود احساس ارزشمندی کنند و این کار می‌تواند انگیزه‌ای ارزشمند برای تیم‌های آینده باشد.

درباره مراحل متداول پروژه PMBOK بیشتر بیاموزید و ببینید که چگونه یک تیم می تواند پروژه ها را با کارایی بیشتری تکمیل کند.

حوزه های دانش  PMBOK 

علاوه بر پنج گروه گفته شده، PMBOK  فرآیندها را در ده حوزه دانش سازماندهی می کند:

مدیریت یکپارچه سازی

 شامل وظایفی است که کل پروژه و مراحل و الزامات تکمیل موفقیت آمیز آن را به صورت مجزا بررسی می کند.

 مدیریت محدوده پروژه در PMBOK

به مدیران کمک می کند تا کار و محصولات قابل تحویلی را که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است، تعریف کنند.

مدیریت زمان در PMBOK

 شامل بهره وری منابع است. مدیران باید مطمئن شوند که همکاران، وظایف وابسته را به موقع انجام می دهند تا کل پروژه را در مسیر مطلوب خود نگه دارند.

مدیریت هزینه در PMBOK

 با پیش بینی هزینه هر مرحله از پروژه، بودجه بندی برای حوادث یا جبران موانع قابل پیش بینی شروع می شود. اما مهمترین هدف، ماندن در بودجه اعلام شده است.

 مدیریت کیفیت در PMBOK

 با ایجاد استانداردهای کیفیت در هر مرحله از پروژه، محصولات کمتر از حد استاندارد را شناسایی و بررسی می کند.

 مدیریت منابع در PMBOK

 می تواند شامل استخدام هم تیمی های مناسب و در برخی موارد آموزش به آن ها برای انجام وظایف جدید باشد.

 مدیریت ارتباطات در PMBOK

 شامل تنظیم یک برنامه کاربردی و حفظ خطوط ارتباطی لازم است.

مدیریت ریسک در PMBOK

 شامل ارزیابی و آماده سازی برای خطرات بالقوه است و باید در تمام مراحل پروژه انجام شود.

مدیریت تدارکات PMBOK

 به معنای اداره کل برنامه ریزی و اجرای استخدام پرسنل، خرید مواد، ایجاد اظهارنامه کاری با پیمانکاران و غیره است.

مدیریت ذینفعان در PMBOK

 شامل همه چیز از تعیین ذینفعان گرفته تا ارزیابی نقش و نتیجه مطلوب در پروژه و تعیین انتظارات بدیهی، بین ذینفعان و همه پرسنل درگیر است.

از ساخت اهرام بزرگ جیزه تا انتشار یک برنامه جدید، تمام مدیریت پروژه های موفق نیاز به هدف و چارچوبی دارند تا از مفهوم به مرحله تکمیل و اجرا برسند. دانش مدیریت پروژه دقیقاً همین چارچوب را ارائه می دهد و ابزاری ارزشمند برای مدیران با تجربه و در حال رشد است.

برگردان به فارسی: سولماز همدانی

کاری از تیم رسانه مجتمع فنی تهران